Актуальність і престиж професії помічника керівника


aktivnost-cementa-drugih-partij-postupayushih-s-inogo-zhe-cementnogo-zavoda-opredelyayut-po-ih-dejstvitelnoj-kontrakcii-na-1000-g-sm-p-7-i-tablice-a2-mi-2487.html
aktivnost-ekskursantov-kak-pokazatel-effektivnosti-ekskursii.html

Актуальність і престиж професії помічника керівника

Секретар – це «права рука» керівника. Від роботи секретаря залежить діяльність організації.

Міжнародний професійний клуб секретарів дає таке визначення: секретар – це ініціативний і креативний помічник керівника, який володіє всіма професійними навиками для офісу, приймає рішення в межах своєї компетенції і при необхідності може взяти керівництво в свої руки.

Секретар – адміністративний професіонал, який забезпечує життєдіяльність офісу. З’являється велика кількість структур, що сприяє збільшенню кількості працівників.

Секретар сучасної фірми повинен:

складати ділові тексти, організовувати ділові поїздки керівника, організовувати ділові бесіди, зустрічі, презентації, телефонні переговори, дрібні операції, фіксація їх.

Дисципліна ТПРОД має дати можливість побачити актуальність, важливість різних форм референтської та офісної діяльності у практичній роботі секретаря.


Мета і завдання навчального курсу «Теорія і практика референтської та офісної діяльності»

Мета курсу: формування системи знань щодо особливостей організації референтської та офісної діяльності у сучасних державних та приватних установах. Курс передбачає такі завдання:

1. Вивчення загальних особливостей референтської та офісної діяльності.

2. Вивчення функцій посадових обов’язків, дослідження ділових та особистих якостей секретаря.

3. Аналіз документної складової діяльності секретаря.

4. Характеристика інформаційного забезпечення діяльності керівника секретарем.

5. Висвітлення форми організації бездокументного, зокрема комунікативного та організаційного обслуговування.

6. Особливості етики відносин секретаря та керівника, співробітниками конкурентами.

Студент повинен знати:

- функції та обов’язки секретаря;

- принципи роботи з документами;

- правила пошуку, систематизації, збереження інформації;

- специфіка планування робочого часу керівника і секретаря;

- принципи організації прийому відвідувачів та телефонного обслуговування, особливості підготовки різних ділових заходів;

- принципи організації відряджень, службових поїздок керівника, правила ведення ділових бесід;

- специфіку технічних та сервісних функцій секретаря.

Студент повинен вміти:

- вміти складати щоденник секретаря;

- складати графік роботи керівника і секретаря;

- складати посадову інструкцію і кваліфікаційну характеристику;

- складати рекомендовані листи, резюме;

- вільно володіти матеріалом.

Функції сучасного помічника керівника

Весь значний комплекс обов’язків можна поділити на 3 групи:

1. функції щодо документаційного забезпечення управління

2. функції щодо інформаційного забезпечення діяльності керівника (пошук і обробка необхідної керівнику інформації, книги, періодичні видання)



3. функції щодо так званого бездокументного обслуговування керівництва (організаційна, комунікативна функція)

Нетрадиційні функції: бухгалтерські операції, введення архіву, господарська служба або служба безпеки, кадрове забезпечення фірми, прийом клієнтів, гостей фірми.


Професійні знання і навики секретаря

Щодо професійних знань і навиків секретаря є 3 групи вимог:

1. Знання і навики, які необхідні для документаційного та інформаційного забезпечення діяльності фірми.

Секретар повинен знати:

- нормативно-методичні документи щодо документного забезпечення управління; - основні принципи організації документообігу; - основи архівної справи; - головні правила роботи з інформацією; - знання основних і комп’ютерних програм; - знання мов (укр., рос., англ.)

Секретар повинен вміти: складати і оформляти основні види управлінських документів; раціонально організовувати роботу з управлінськими документами; вести архів; знаходити і використовувати інформацію; користуватись друкарськими машинками, сканером, принтером, ксероксом.

2. Знання і навики необхідні для бездокументного забезпечення діяльності організації та фірми.

Секретар повинен знати: особливості планування роботи і відпочинку; правила організації прийому відвідувачів, ділових нарад, службових поїздок правила ведення ділового обслуговування та ділових зборів; основи професійної етики; знання сучасних засобів зв’язку.

Секретар повинен вміти: планувати роботу власну і керівника; берегти власний час і керівника; вміти організовувати прийом відвідувачів, ділові наради, службові поїздки; вести ділові бесіди і телефонні переговори; користуватись сучасними засобами зв’язку.

3. Знання і навички пов’язані з основним напрямом діяльності фірми і внутрішньою структурою і зовнішніми зв’язками. Секретар повинен знати:

- принципи організації управлінської праці;

- правові основи управління;

- основи адміністративного, трудового, господарського права

- правові акти і положення, які регламентують діяльність фірми і працівників.


Секретар у вітчизняній і зарубіжній практиці: минулий і сучасний стан професії

У Стародавньому Римі секретарі – зберігачі чужих секретів, мали доступ до державних таємниць. Секретарі ділових людей називались клерками. До 1 Світової Війни професію секретаря вважали переважно чоловічою. В післявоєнний час секретарі допомагали керівникові від написання листів до купівлі квітів. До середини 70-х рр. були перспективи службового зростання секретаря: після вивчення справи можна було ставати машиністкою, можна було зрости до молодшого стенографіста, старшого секретаря або помічника.

Попит на професію не залежить ні від економічних та політичних ситуацій.

Специфіка роботи секретаря:

- насичений ненормований робочий день, необхідність виконувати паралельно кілька видів робіт;

- постійні незаплановані понаднормові завдання;

- необхідність затриматись після закінчення роботи.


Секретар-референт та офіс-менеджер: порівняння професій

Утворення назви професії унаслідок подвоєння двох професійних назв буде помилковим, якщо такого подвоєння не міститься в Класифікаторі професій. Міжнародна стандартна класифікація професій рекомендує у разі виконання завдань і обов’язків різних професій чи посад класифікувати таку роботу відповідно до того, завдання і обов’язки якої потребують більше часу і зусиль. Якщо час витрачається приблизно однаково, то необхідно обрати таку назву роботи, виконання завдань і обов’язків якої вимагає вищої кваліфікації працівника відповідно до розділів КП.

Слово «секретар» походить від латинських слів «secretaries» – довірена особа, чиновник та «secretus» – особливий, таємний, прихований.

Слово «референт» - це особа, яка складає реферат; це службова особа, що є доповідачем, консультантом з певних питань.


Супервайзер» – професійна роль помічника керівника

Супервайзер – це роль помічника керівника, яка полягає в роботі з людьми. супервайзер показує вплив на людей не з позиції сили. а з позиції особистості, спонукаючи їх до дії не тому що так треба, а за власним бажанням. головне завдання супервайзера - виконати завдання якісно і вчасно.

Зобов’язання супервайзера

Супервайзер виконує багато різних зобов’язань, таких як: Навчання персоналу; Мотивація персоналу; Постановка завдань; Взаємодія з робітниками в різноманітних форматах (один на один, в групі) і на різних рівнях; Оцінка діяльності персоналу; Вирішення різноманітних питань і проблем; Вирішення конфліктів;

В якості прикладу розглянемо одну з можливих властивостей супервайзера – пошук і підбір кадрів.

Основні етапи пошуку і підбору кадрів:

· Інтерв’ювання

· Вибір працівника

· Адаптація

Інтерв’ювання – це проведення співбесід (комплекса співбесідування: по телефону, при зустрічі і т. д. ) з кандидатом на посаду.

Цілі інтерв’ювання:

- Збір всієї інформації про кандидата (освіта, досвід роботи)

- Представлення кандидату необхідної інформації про компанію і про посаду, на яку він представлений.

Після проведення інтерв’ювання отримана інформація аналізується і на основі результатів проводиться вибір робітника.

Після того як новий робітник приступить до своїх обов’язків необхідно допомогти йому адаптуватися на новому місці. Адаптація – це система, яка допомагає новому робітнику скоріше пристосуватись до корпоративної культурної компанії і влитися в робочий ритм.

Секрет успіху супервайзера:

успішний супервайзер:

- Позитивно настроєний в любих випадках

- Знаходить час для спілкування з підлеглими

- Слухає більше, чим говорить

- Встановлює високі і одночасно розумні стандарти якості роботи

- Служить прикладом завжди і у всьому

- Об’єднює зусилля команди для досягнення загального результату

Роль супервайзера не проста, але вона відкриває нові горизонти і необмежені можливості для розвитку. Почавши з управління групою, яка складається з 2-3 людей ви і добившись позитивних результатів, ви можете піти дальше і добитись успіхів. це не просто. Але якщо ви не злякаєтесь труднощів і підете в правильному напрямку, то в наслідку ролі супервайзера принесуть свої плоди.

Ставши супервайзером ви можете:

- Заручитися довірою управління

- Заслужити повагу підлеглих

- Придбати велику впевненість в своїх силах

- Володіти новим вмінням в області управління персоналом

- Підвищити свій професійний статус

- Розширити можливості для дальшого підвищення.


Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації – забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативності пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ має бути зареєстрований лише один раз.

Вхідні документи реєструються в день отримання, вихідні та внутрішні - в день підписання. Реєстрація проводиться централізовано - в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує дату надходження документа.

Документи, що не підлягають реєстрації, передається за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера, індексу структурного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія.

Вхідні відповідні документи, які не потребують відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні, на які треба давати відповідь, реєструються як ініціативні за новим реєстром.

Всі документи залежно від призначення, поділяються на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (якщо надходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готуються, оформляються та використовуються чи виконуються в межах підприємства.

У свою чергу, вихідні та внутрішні документи, залежно від змісту поділяються на ініціативні та відповідні. Ініціативним називається документ, що містить запитання до іншої організації, на яке буде отримана відповідь. Відповідним називається документ, що містить відповідь на Отримане запитання.

Направлення листів відбувається: на вимогу вищих галузевих та функціональних органів; на прохання сторонніх організацій, підприємств та установ; при здійсненні оперативного зв'язку; на прохання громадян.


Формування справ

Формування справ – це групування документів і підшивка їх у папки згідно НС.

2 На початок нового року розробляють або переглядають номенклатуру справ і готують папки для нових справ згідно НС, затвердженої керівником установи та узгодженої з архівною установою.

3 На теках мають бути розміщені такі реквізити:

· назва установи;

· назва структурного підрозділу;

· заголовок справи (назва справи згідно НС);

· номер справи;

· дата (початок і кінець);

· кількість сторінок;

· термін зберігання.

4 У справи підшивають документи, виконані протягом одного календарного року, в яких проставлені всі реквізити. Перш ніж підшити документ, потрібно перевірити наявність підписів, дат, індексів, позначки про виконання.

5 Документи постійного та тимчасового зберігання підшивають окремо. Документи, що переходять на наступний рік, групують окремо. Кожна справа за обсягом не повинна перевищувати більше ніж 250 сторінок.

6 Накази з загальної діяльності формують у справи окремо від наказів по особовому складу.

7 Додатки до документів великого обсягу підшивають в окремі томи, а невеликі за обсягом приєднують до тих документів, яких вони стосуються.

8 Плани, звіти, кошториси підшивають окремо від проектів цих документів.

9 Рекомендовано дотримуватися хронології або алфавітної послідовності щодо формування справ.

Наприклад:

а) при формуванні документів по особовому складу краще дотримуватись алфавітної послідовності;

б) службові листи необхідно зберігати в хронологічній послідовності, систематизуючи їх таким чином, щоб за листом-запитом був вкладений лист-відповідь;

в) розпорядчі документи – в нумераційній послідовності


Захист документів

Особи, відповідальні а роботу з док, зобов’язані забезпечувати захист док, що створюються на підприємствах.

Приміщення, де зберігаються док, повинні відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим. Справи поміщають у шафи канцелярського типу, які обовязково зачиняються. Це допомагає зберегти документи від потрапляння пилу, впливу сонячного проміння та інших шкідливих чинників.

Забезпечення фізичного збереження док сприяє також і правельне підшивання аркушів док. у справі. Під час підшивання необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї док. були на одному рівні й вище від нижнього краю папки приблизно на 1 см.

Ділова інформація, що має тактичну або потенційну комерційну цінність для підприємства, називається комерційною таємницею. Її відкриття може завдати збитків підприємству, тому питання охорони його документаційного ресурсу є надзвичайно важливим.

Способи і засоби захисту документальної інформації

Спосіб захисту Характеристика
Правовий здійснюється шляхом закріплення прав і порядку захисту комерційної таємниці в нормативних та статутних актах, знаходить вияв у трудових договорах, угодах, контрактах
Організаційний організація конфіденційного справочинства, визначення кола документів, обовязковим реквізитом яких є "Гриф секретності"; регламентування доступу до інформації; встановлення такого порядку використання технічних засобів і приміщень, який унеможливлював би відтік відомостей
Технічний засоби охорони теретирії - різноманітні типи обмежень і систем контролю; засоби захисту комунікацій - забезпечення закритого передавання інформації телефонно-телеграфними каналами шляхом її шифрування, спеціалиний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів; засоби захисту компютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу - кодування документів на магнітних носіях, шифрування документів на машинних носіях. що робить його недоступним без ключа чи коду.


Проходження документів

Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля ,реєстраційного штампа.

Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» /червоним, зеленим, синім олівцем/ або гумовим штемпелем

«Контроль».

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання.

Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки.

Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.

Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження.


Відправлення документів

Уся вихідна кореспонденція мусить оброблятися та відправлятися централізовано канцелярією підприємства. Як правило, вона відправляється у день одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Відправлення або передача працівникам підприємства документів без їх реєстрації в канцелярії неприпустима.

Під час приймання від виконавців вихідних документів необхідно перевіряти:

- правильність оформлення документа, розміщення на ньому реквізитів;

- правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність від на копіях документів, що залишаються у справах;

- наявність на документі позначки про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються водночас одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті. Якщо оригінал документа підлягає поверненню, то на верхньому полі першої сторінки проставляється штамп "Підлягає поверненню".

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Документи, які адресують постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку).


Прийомів.

1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з

відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. У ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.

2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу. Цей прийом виправлення тексту застосовується:

а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені

неаргументованими посиланнями, цитатами;

б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;

в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок);

3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу літературного стилю. Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:- аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;- оцінку та покращання композиції рукопису;- мовне виправлення тексту;- перевірку правильності зовнішнього оформлення. У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором.У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу. По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, у даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні. В процесі роботи над виправленням документів зручно і надійно використовувати коректурні знаки. Коректурні знаки - система графічних позначок, які служать я вказівки місця та характеру виправлення помилок у тексті. Коректурні знаки допомагають економити робочий час на певні пояснення, оскільки вони є місткими і конкретними.

Створення рефератів

Реферат – це короткий виклад змісту окремого документа, його частин чи сукупності документів, що місить основні відомості, висновки, кількісні та якісні дані щодо об’єкта опису.

Реферування – процес складання реферату – це мікроаналітичне згортання інформації.

Принцип складання рефератів:

1. Повнота – відображення основного змісту документа, важливих фактів, методики, експериментів, висновків;

2. Об’єктивність – неупереджена передача думок автора;

3. Зрозумілість – використання загальноприйнятих скорочень, уникання або пояснення фахової вузьковживаної термінології, доступність і логічність викладу інформації, читабельність;

4. Стислість – мінімальний обсяг, необхідний для передання і розуміння змісту документа.

Основні етапи реферування документів:

1. Підготовчий : аналіз і визначення інформативності первинного документа;

2. Аналітичні операції з текстом: поділ тексту першоджерела на фрагменти, визначення інформативних та неінформативних відомостей, способу згортання інформації з урахуванням мети;

3. Синтезування згорнутої інформації, реферативний виклад інформації;

4. Оформлення тексту реферату.

Аспекти змісту першоджерела, що висвітлюються в рефераті: предмет (обєкт), тема, характер, і мета роботи; метод чи методологія проведеної роботи; результати роботи; сфера застосування результатів; висновки; додаткова інформація, галузь застосування.

Текст реферату має 3 основні частини: заголовну, власне реферативну та довідковий апарат. Заголовна частина містить бібліографічний опис документа, власне реферативна – передає основну інформацію про зміст документа. У довідковому апараті представлені класифікаційні індекси, шифр (номер) реферату, інформація про наявність ілюстрацій, таблиць, списків літератури, посилань у первинному документі, а також назва установи або прізвище особи, що склала реферат.

Якщо реферат складається мовою оригіналу або на весь документ, його назва може зберігатись із назвою реферованого документа. Основні складові реферату – назва, бібліографічний опис документа, що реферується, ключові слова.


Написання анотацій

Анота́ція (лат. annotatio — зауваження, помітка) — короткий виклад змісту книги, статті, розробки, звіту тощо. Виокремлюють такі види анотації:

1) сигнальна чи довідкова, характерна для видань державної бібліографії (уточнює назву чи доповнює біб.опис фактичними відомостями);

2) оціночна, характерна науково-допоміжній бібліографії (критична оцінка документа);

3) рекомендаційна, що співвідноситься з відповідним видом бібліографії (характеризує зміст з врахуванням потреб цільової групи).

За повнотою відбиття змісту розрізняють 2 категорії анотацій – загальну (характеризує зміст документа в цілому) і аналітичну (характеризує частину чи аспект змісту), а за кількістю анотованих документів – монографічну та групову. За сферами використання анотації бувають – бібліографічні, видавничі та книготоргівельні.

Орієнтовно змістово-структурна модель анотації виглядає так:

1. відомості про автора, упорядника

2. про текст, що містить видання

3. характеристика змісту твору

4. про науково-довідковий апарат

5. про оформлення, ілюстрації тощо

6. про читацьку адресу

7. цільове призначення видання

Максимальний обсяг анотації — 600 символів. Мова анотації: мова книги та 2 іноземні мови. Реквізити анотації: автор, паспортні дані книги, текст, вказівки щодо категорії читачів.

Вимоги до анотацій

1. Анотація повинна мати лаконічну,конкретну форму, але при цьому давати містку характеристику виданню без побічної інформації. 2. Обсяг її зазвичай не має перевищувати 500 - 600 знаків. 3. Під час написання анотації використовується загальноприйнята лексика. 4. Якщо у назві є малозрозумілі слова, їх потрібно пояснити. 5. Допускаються тільки загальноприйняті слова, загальновживана лексика. 6. Не рекомендується наводити цитати з тексту. 7. Рекламні елементи не повинні викривляти об'єктивну характеристику видання.


47. Переваги планування особистої праці. Розрахунок норми тривалості робочого часу

Брак часу – це відсутність планованості, організації робочого часу, організованості. Ознаки секретарів, які відчувають брак часу:

1)відсутність плану роботи(щоденний, тижневий...); 2)нетерплячість у прийнятті рішень, у відносинах з керівництвом – нетактовність; 3)безсистемність роботи з документами; 4)негативний принцип – «що не зробив на роботі – зроблю вдома!»; 5)нездатність бачити перспективу; 6)незадоволення собою,невпевненість у власних силах.

Важлива ознака секретаря, який вміє розподіляти власний час – це вміння раціонально та ощадливо використовувати власний час, вдосконалюючи процес планування робочого часу.

Планування – це перелік справ на день, які мають певний термін виконання. Цінність планування полягає в його виконанні. Планування пов`язане з безперервністю, що означає плановий початок робочого часу, дає можливість відпочити після роботи і зібратися силами для успішного продовження діяльності.

Розрахунок норми робочого часу:

1)не перевищує 40 годин на тиждень (при укладанні трудового договору можна менше, але не більше);

2)від 16 до 18 років – скорочений робочий час – це 36 годин на тиждень;

3)від 14 до 16 років – до 24 години на тиждень;

4)для працівників у шкідливих умовах для життя – не більше 36 годин;

5)скорочення робочого часу може відбуватися зарахунок власних коштів;

6)на підприємствах для жінок, які мають дітей до 14 років або дітей-інвалідів встановлюється скорочений робочий день та інші пільги (ст.69 Господарського кодексу України)

7)на передодні свят і неробочих днів тривалість роботи скорочується на 1 годину;

8)якщо святковий день збігається з вихідним – скорочений день переноситься.


48. Види робочих планів. Схема процесу планування праці секретаря на тиждень

Планування – це перелік справ на день, які мають певний термін виконання. Цінність планування полягає в його виконанні. Планування пов`язане з безперервністю, що означає плановий початок робочого часу, дає можливість відпочити після роботи і зібратися силами для успішного продовження діяльності.

Існують різні види планування і планів:

1)довгострокові – на кілька років, реалізація важливих цілей: освіта, кар`єрні сходинки, сім`я та ін.

2)середньострокові – річні (конкретніші завдання виробничого характеру)

3)короткострокові – квартальний, місячний, декатний, тижневий, денний.

Завдання, що виходять за межі цього періоду – завдання, до яких треба приступити.

Місячний план – особисті біоритми і критичні дні в плані фізичного, емоційного та інтелектуального здоров`я, що складають відповідно – 23, 28, 33-ті дні.

Алгоритм процесу планування праці секретаря на тиждень:

1)складання переліку робіт, які необхідно виконати у плановому періоді – тиждень (складають у письмовій або електронній формі, розміщення питань за важливістю або терміновістю);

2)визанчення витрат часу на виконання окремих робіт «час» = «завдання» = дисциплінуємось!;

3)визанчення резерву часу – на непередбачені справи. Весь робочий час секретаря ділять на частини: -заплановані справи 60% часу (5-6 годин вдень), -резерв часу на непередбачені справи – 20%, -резерв часу на творчі роботи – 20%;

4)визанчення фонду планового робочого періоду: весь фонд робочого часу за тиждень – це 40 годин, планові завдання – 30 годин, резерв – 10 годин.

5)контроль – якщо часу замало слід переглянути графік робіт.

6)складання плану особистої роботи на тиждень до виконання – за допомогою «щоденника часу».

7)внесення змін під час реалізації.


Планування роботи секретаря на день. Встановлення оптимального ритму праці та відпочинку

Планування справ на день – це поступове входження в роботу. Денний план не повинен включати більше 10 завдань-питань, і не більше 3-х першорядних. Неприємні і важливі справи планують на ранкові години, щоб до вечора вирішити. Повторювальні справи планують на одині той самий період дня. Однорідні завдання групують по блоках. Слід планувати робочий час так, щоб була можливість протягом цього робочого часу – допомогти керівникові. Основна інформація передається керівникові зранку, оскільки вона є важливою і першочерговою.

Умови ефективної праці секретаря:

1)планування справ на день; 2)оптимальний ритм праці; 3)поступове входження в роботу і обов`язкове чергування праці та відпочинку.

Планування роботи на день (переваги):

1)планування дозволяє зекономити час; 2)чітке уявлення завдань; 3)впорядкованість роботи протягом дня; 4)подолання забудьковатості; 5)самодисципліна; 6)концентрація на основні завдання; 7)відчуття успіху вкінці робочого дня.

Оптимальний ритм праці:

1)робочий день варто починати завжди в одній і тій же годині – «Людина є рабом власних звичок!»; 2)21 раз – базується звичка; 3)потрібно враховувати принцип підвищеної працездатності – з 9 до 13, з 16 до 18 – це пік продуктивності; 4) весь робочий день ділять на фази A,B,C,D; 5)понеділок – «важкий день»!, вівторок, середа, четвер – найбільш продуктивні дні, п`ятниця – відчувається втома.

Система роботи залпом є шкідливою. Має бути певний ритм роботи з чергуванням праці та відпочинку. За комп`ютером працювати не більше 4 годин. Не рекомендується брати всі справи на раз – «Робиш всі справи на раз – не зробиш жодної гаразд»!


Види ділових заходів

Найпоширенішим видом колективних заходів в організаціях є нарада.

Нарада – це спільна діяльність колективу, об'єднаного однією метою і керована особою, у функції якої входить розпорядча діяльність.

Серед інших видів ділових заходів виділимо такі:

Засідання– форма організації роботи постійно діючого органу (комітету, ради, комісії, групи). Передбачене статутами, може бути ініційоване керівником.

Збори– спільна присутність в одному місці людей, об’єднаних однією метою.

Переговори– засіб взаємозв’язку між людьми, вид спільної з партнером діяльності, призначеної для досягнення угоди.

Конференція(конгреси, симпозіуми і т. ін.) – захід, направлений на обмін поглядами з наукових та інших питань. Конференція передбачає наявність програми заходу, наперед підготовлений список доповідачів та участь експертів з питань конференції. Якщо рамки заходу не дозволяють обговорити конкретні питання, проводяться додаткові «круглі столи». Конференції – один із найскладніших видів корпоративних заходів. Забезпечити потрібний рівень і зробити конференцію цікавою подією – ось головна мета організаторів.

Конгрес - з'їзд, збори (як правило, з питань міжнародного значення). Має складну структуру заходів, велику кількість учасників, широкий суспільний резонанс.

Симпозіум – нарада, конференція з приводу спеціальної наукової проблеми. Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніх відносин, економічного співробітництва та ін. Припускають наявність професійної аудиторії.

Семінар – захід, метою якого є інформування або навчання цільової аудиторії в інтерактивному руслі. Семінари відрізняються від конференцій меншою академічністю тем. Семінари проводяться професіоналами і експертами, кількість учасників обмежена. Семінар передбачає навчання. Господарям необхідно продумати програму і теми навчання, підібрати професіоналів, котрі будуть вести цей захід.

Тренінг – захід, спрямований на навчання конкретним навичкам чи вмінням. Тренінги можуть бути академічними або професійними. Організація тренінгу частіше всього потребує менше зусиль та часу, якщо говорити безпосередньо про організаційну частину. Можливі варіанти проведення тренінгів в офісі компанії, у орендованих конференц-залах та навіть на виїзді. Вклад у навчання персоналу – інвестиції, які можуть згодом принести дивіденди.

Форум – масові збори, з'їзд. За структурою і технологіями підготовки схожий з конгресними заходами.

«Круглий стіл» - обговорення, дискусія з актуальної теми, проблеми, події. Принцип організації – рівноправність учасників.

Презентація – використовується для демонстрації комплексних технологічних процесів в різних галузях з метою залучення партнерів та встановлення ділових контактів.

Прес-конференція – організація заходу для засобів масової інформації в різних форматах: прес-конференція, прес-брифінг, «круглий стіл», прес-ланч і т. ін. Кожний з форматів має свій план, структуру, включаючи послідовність ряду подій.

Прийом –неофіційний діловий захід, що проводиться після офіційного, передбачає визначення часу і місця проведення програми, списку запрошених і відповідної ситуації.

«Бізнес-сніданок» - проведення серії бізнес-сніданків, в ході котрих піднімаються актуальні проблеми. Зазвичай «бізнес-сніданок» організовують о 12-14-й год.

Бокал шампанського– 13-15 год., проводять стоячи, форма одягу – ділова. Подають шампанське, сухі вина, фрукти.




akmeologicheskie-metodi-izmereniya-i-ocenki-lichnostnogo-i-professionalnogo-razvitiya-cheloveka.html
akmeologicheskie-osnovi-samosovershenstvovaniya-lichnosti.html
akmeologicheskie-tehnologii-v-sisteme-nauki-i-praktiki.html
akoefficient-ekstensivnogo-ispolzovaniya-oborudovaniya-ke.html
akon-ubivayushej-predelnoj-poleznosti.html
ч     PR.RU™